Rétrofacturations dans la restauration : les preuves ont toujours existé, mais personne ne les présentait

Un client réserve une table. Il ne se présente pas. On lui facture les frais qu'il avait acceptés. Il conteste ensuite ce prélèvement auprès de sa banque.

Ce litige est enregistré dans un tableau de bord des paiements et reste en attente. Le restaurant est occupé à gérer son activité. Le délai de réponse expire. La banque statue alors en faveur du client par défaut.

La preuve permettant de remporter ce litige existait depuis le début. Personne ne l'a transmise. Cet article explique pourquoi les restaurants perdent ces litiges, où se trouve la preuve décisive, et comment Chargeflow comble désormais automatiquement cette lacune pour les restaurants utilisant les services de paiement OpenTable.

Qu'est-ce qu'un rejet de paiement dans le secteur de la restauration, et pourquoi les restaurants subissent-ils ces pertes ?

Les restaurants subissent des pertes liées aux non-présentations et aux rétrofacturations de frais, car personne ne fournit les justificatifs avant la date limite. Ce ne sont pas les justificatifs qui manquent, mais la réponse.

Un « chargeback » dans le secteur de la restauration correspond à la demande formulée par un client auprès de sa banque afin d'annuler un prélèvement, généralement des frais liés à une non-présentation ou à une annulation. La banque accorde au commerçant un délai limité pour fournir des justificatifs.

La plupart des restaurants ne réagissent jamais à temps. Les litiges relatifs aux frais de non-présentation restent en suspens pendant que le service bat son plein, et le délai expire. Il s'agit là d'une défaillance du processus opérationnel, et non d'un problème de preuves.

Les éléments de preuve nécessaires pour gagner se trouvent déjà dans le système de l'opérateur

Les restaurants gèrent les restaurants. La gestion des litiges ne fait pas partie de leurs attributions, si bien que les litiges expirent sans réponse.

Les éléments de preuve décisifs se trouvent déjà dans le système de l'opérateur : la réservation, les conditions d'annulation que le client a acceptées lors de la réservation, le relevé de paiement et les données relatives à la commande.

Le problème réside dans le traitement et la soumission des demandes, et non dans les justificatifs. Une bonne gestion des demandes de remboursement dans la restauration implique que quelqu’un monte le dossier à partir de ces données et le dépose dans les délais. C’est justement cet élément qui a toujours fait défaut aux restaurants.

Comment les restaurants peuvent désormais lutter contre les rétrofacturations liées aux non-présentations via les services de paiement OpenTable

Chargeflow est désormais disponible pour les restaurants via les services de paiement d'OpenTable.

Voici comment cela fonctionne. Un client ne se présente pas, se voit facturer des frais, puis conteste ces frais auprès de sa banque. Auparavant, cette contestation restait en attente dans le tableau de bord Stripe jusqu’à ce que le délai de réponse expire sans que personne ne s’en aperçoive. Les restaurateurs sont bien occupés à gérer leur établissement. Désormais, Chargeflow repère toutes les contestations éligibles, rassemble les éléments de preuve à partir de la réservation elle-même (la réservation, les conditions générales acceptées par le client, le paiement) et les soumet via Stripe dans les délais impartis.

Donc oui, les restaurants peuvent contester les demandes de remboursement liées aux frais de non-présentation, et ils peuvent obtenir gain de cause. La preuve la plus solide dans un litige de ce type a toujours été le justificatif de réservation. Il suffisait simplement que quelqu’un le fournisse.

Ce que le restaurant doit faire (rien)

Le restaurant gère le restaurant. C'est tout ce que ça implique.

Chargeflow s'occupe du reste : détecter chaque nouveau litige, rassembler les éléments de preuve et les transmettre via Stripe avant la date limite. Stripe est la plateforme de paiement et le partenaire chargé de transmettre la réponse. Il s'agit d'une automatisation de la gestion des litiges liés aux paiements dans la restauration, sans travail supplémentaire pour l'exploitant.

Ce modèle s'applique à l'ensemble de l'écosystème des paiements dans la restauration

Les absences sont un début, pas une limite. Ce même modèle s'applique à l'ensemble de l'écosystème des paiements dans la restauration.

Si les données figurent dans le système, le litige peut être remporté à tous les niveaux :

• Plateformes de réservation : litiges relatifs aux frais de non-présentation et d'annulation, fondés sur la réservation et les conditions convenues.
• Commandes en ligne et livraisons : litiges liés aux paiements sans présentation de la carte et aux restaurants à service rapide, établis à partir du dossier de commande.
• Fournisseurs de solutions de point de vente pour la restauration : litiges liés aux paiements par carte en présence physique, transformer l'automatisation des rétrofacturations pour les points de vente de restauration en recettes récupérées.

Tout opérateur dont le système contient les données relatives aux réservations, aux commandes ou aux polices d'assurance peut les transformer en recettes récupérées grâce à l'automatisation du traitement des litiges de paiement dans le secteur de la restauration.

La preuve de sa capacité d'évolution : Munson Restaurant Group

Munson Restaurant Group gère 37 établissements en franchise des enseignes Sonic et Buffalo Wild Wings en Pennsylvanie, dans le New Jersey, à New York et dans le Connecticut. Les rétrofacturations liées à ces nombreux restaurants constituaient une source constante de difficultés pour l'équipe.

Chargeflow a automatisé la transmission des données dans tous les magasins et a fourni au groupe un tableau de bord unique pour l'ensemble de son portefeuille. Les résultats ont été immédiats.

« Cela nous a évité bien des maux de tête liés aux rétrofacturations et nous a donné l'assurance de récupérer les pertes de chiffre d'affaires avec un minimum d'efforts. L'automatisation et la visibilité offertes sont inégalées », a déclaré Jack Litman, PDG de Munson Restaurant Group.

À l'attention des plateformes et des groupes de restauration : transformez les données relatives aux litiges en recettes récupérées

Les plateformes et les opérateurs de systèmes peuvent proposer un service de résolution des litiges sans avoir à le développer eux-mêmes. Chargeflow Connect s'intègre via le co-branding, le modèle « white label » ou une API, ce qui permet de faire des litiges de paiement OpenTable et tout autre litige lié à la restauration un service natif au sein de votre produit.

Les chaînes de restaurants peuvent démarrer plus rapidement. Prenez rendez-vous pour une démonstration et tirez parti de vos données existantes en matière de réservations et de commandes.

Chargeflow garantit ses prestations avec un retour sur investissement (ROI) quadruplé et une augmentation moyenne du taux de réussite de 300 %. Vous ne payez que lorsque nous obtenons gain de cause.

Foire aux questions sur les rétrofacturations dans le secteur de la restauration

Comment les restaurants luttent-ils contre les rétrofacturations liées aux absences ?

‍Ilsrépondent à la banque avant la date limite en fournissant les justificatifs de la réservation, et Chargeflow s'en charge automatiquement pour les restaurants utilisant OpenTable Payment Services.

Les restaurants peuvent-ils contester les rétrofacturations liées aux frais de non-présentation ?

‍Oui, et ils peuvent les obtenir, car la réservation, les conditions d'annulation convenues et l'historique des paiements constituent des preuves solides lorsqu'ils sont fournis dans les délais.

Quel est l'élément de preuve le plus probant dans un litige lié à une absence sans préavis ?

‍Ledossier de réservation lui-même, puisqu'il indique les conditions de réservation et d'annulation que le client a acceptées au moment de la réservation.

Chargeflow est-il compatible avec les systèmes de caisse et de réservation des restaurants ?

‍Oui, Chargeflow extrait les données relatives aux réservations, aux commandes et aux conditions générales des systèmes déjà utilisés par les opérateurs, puis les transforme en justificatifs, notamment grâce à l'automatisation des demandes de remboursement pour les systèmes de point de vente des restaurants.