Rétrofacturation liée à un retour de marchandise : qu'est-ce que c'est et comment ça marche ?

L'expression « rejet de paiement lié à un retour de marchandise » semble désigner un problème propre aux commerçants. Ce n'est pas le cas.

Les « chargebacks » liés aux retours de marchandises ne sont ni des litiges auxquels il faut répondre, ni des délais à respecter, ni des frais imprévus sur votre compte marchand. Il s’agit d’un terme bancaire désignant les frais liés à un chèque sans provision, et si ce nom suscite l’inquiétude, c’est uniquement parce que celui qui l’a inventé n’avait pas prévu à quel point le mot « chargeback » pourrait déstabiliser toute personne dirigeant une entreprise.

Ce guide explique précisément de quoi il s'agit, combien cela coûte et pourquoi votre compte marchand n'est pas menacé. Si vous êtes confronté à un véritable litige lié à une transaction effectuée auprès de Bank of America, il s'agit là d'un tout autre problème, que nous avons abordé ici.

Qu'est-ce qu'un rejet de paiement lié à un retour de marchandise ?

Une commission pour chèque refusé est une commission qu’une banque facture à son propre client lorsqu’ un chèque déposé ou encaissé est refusé. Elle n’a aucun rapport avec les cartes de crédit ou de débit, les réseaux de cartes, ni la procédure de litige avec le commerçant. La banque prélève cette commission directement sur le compte courant du déposant.

En termes simples : quelqu’un vous a fait un chèque, vous l’avez déposé, le chèque a été refusé car le tireur ne disposait pas de fonds suffisants, et votre banque a annulé le dépôt et vous a facturé des frais pour cet effet non honoré. Ces frais s’appellent des « frais de rejet d’effet ».

Contrairement à ce que certains pourraient penser, il ne s'agit pas d'un mécanisme de protection des consommateurs, à l'instar des rétrofacturations sur carte bancaire. Il n'y a pas de procédure de contestation. Aucun réseau de cartes bancaires n'est impliqué. Il s'agit d'une mesure de responsabilisation que les banques appliquent aux déposants afin de récupérer le coût lié au traitement des chèques sans provision.

Ce qui nous amène au point suivant :

En quoi les rétrofacturations liées aux retours de marchandises diffèrent-elles des rétrofacturations classiques ?

Un rejet de paiement par carte est une annulation forcée d'une transaction, déclenchée lorsqu'un titulaire de carte conteste un paiement auprès de sa banque émettrice. Ce processus implique le titulaire de la carte, le commerçant, la banque émettrice et le réseau de cartes. La charge de la preuve incombe au commerçant, qui doit faire face à des frais, à des répercussions sur ses ratios et à d'éventuelles conséquences au titre des programmes de surveillance.

Un rejet de paiement ne relève en rien de tout cela. Il s'agit d'une commission entre une banque et son déposant. Aucun compte marchand n'est concerné. Aucun réseau de cartes n'est informé. Aucun délai de contestation n'est ouvert ni clôturé.

Le seul point commun entre les deux est le terme « chargeback », que différentes institutions utilisent pour désigner des procédures totalement différentes, et qui, dans ce cas précis, désigne des frais liés à un chèque sans provision.

Rétrofacturations liées aux retours de prélèvements, découverts bancaires et insuffisance de fonds

Ces trois notions font toutes référence à un manque de fonds, mais elles s'appliquent à des parties différentes dans des situations différentes.

Des frais pour insuffisance de provision sont facturés à l'émetteur du chèque lorsque son compte ne dispose pas des fonds nécessaires pour le couvrir. La banque refuse le paiement et facture ces frais au titulaire du compte.

On parle de découvert lorsque la banque honore un paiement malgré une insuffisance de fonds, ce qui entraîne un solde négatif sur le compte. Le titulaire du compte doit alors s'acquitter de frais de découvert et d'intérêts sur le montant à découvert.

Des frais de rejet de chèque sont facturés à la personne qui a déposé le chèque lorsque celui-ci est retourné sans provision. La banque annule le dépôt et peut facturer des frais afin de couvrir ses coûts de traitement.

Bien que ces trois concepts se recoupent à certains égards, puisqu’ils tournent tous principalement autour de la disponibilité des fonds, les distinctions sont nombreuses, et vous devez les aborder en conséquence. Trois frais différents. Trois titulaires de compte différents. Un seul événement à l’origine : un chèque qui n’a pas été encaissé.

Les rétrofacturations liées aux retours de marchandises ont-elles un impact sur les commerçants ?

Pas vraiment ; les rétrofacturations liées aux retours de marchandises ont rarement un impact direct sur les commerçants. Ce processus n'a aucune incidence sur votre compte marchand, votre taux de rétrofacturation ou votre relation avec votre acquéreur.

Le risque indirect est réel, mais gérable. Un client qui constate des frais inhabituels sur son relevé bancaire peut supposer que vous lui avez facturé un montant erroné et déposer une contestation de paiement sans même vous contacter au préalable. Cette contestation apparaît sur votre tableau de bord comme n’importe quel autre rejet de paiement, avec les mêmes frais, le même délai et le même impact sur votre taux de rejet.

Des descriptions claires des factures, une communication transparente et une procédure de retour simple permettent de réduire considérablement ce risque. Si vous acceptez les chèques, le fait de préciser dans vos conditions générales que les frais liés aux chèques sans provision sont à la charge de la banque du client permet d'éliminer une source courante de confusion avant même qu'elle ne donne lieu à un litige.

Mais certains clients vous contournent souvent malgré tout. C'est là que Chargeflow Alerts entre en jeu. Lorsqu'un titulaire de carte lance une contestation auprès de sa banque, une alerte est générée par le réseau de cartes avant que le rejet de débit ne soit officiellement traité. Chargeflow associe automatiquement cette alerte à la transaction et la résout dans les 24 heures, avant qu'elle n'apparaisse dans votre ratio. La confusion du client concernant des frais bancaires ne se traduit jamais par un rejet de débit dans votre dossier.

Ce n'est pas le rejet de paiement lié au retour de marchandise en soi qui constitue une menace. C'est la contestation de la transaction par la banque émettrice, qu'il déclenche discrètement, dont vous devez vous méfier.

Rétrofacturations liées aux retours de paiements selon les banques (et leur coût)

Les banques utilisent des termes différents pour désigner les mêmes frais, ce qui ne fait qu'ajouter à la confusion. Voici comment les principales banques américaines désignent actuellement ces frais et quels sont leurs montants, d'après les barèmes publiés :

Les barèmes de frais évoluent fréquemment ; veillez donc à toujours vérifier les tarifs actuellement publiés par votre banque. Suite aux recommandations émises en 2022 par le CFPB, selon lesquelles les frais forfaitaires liés aux chèques refusés sont susceptibles d’être abusifs, la plupart des grands établissements ont supprimé ces frais sur les comptes professionnels. Lorsque des frais sont encore appliqués aujourd’hui, ils concernent généralement la nouvelle présentation du chèque refusé plutôt que le refus lui-même.

FAQ sur les rétrofacturations liées aux retours d'articles

Qu'est-ce qu'un rejet de paiement lié à un retour de marchandise ?

Il s'agit de frais que votre propre banque vous facture lorsqu'un chèque que vous avez déposé ou encaissé est retourné sans provision. Cela n'a aucun rapport avec les paiements par carte, les réseaux de cartes ou la procédure de litige avec le commerçant ; il s'agit d'une relation strictement entre vous et votre banque.

Que signifie « rétrofacturation pour retour d'article » chez Bank of America ?

Bank of America désigne ces frais sous l'appellation « Retour d'un effet déposé » ou « Frais de retour d'un effet encaissé ». Ils s'appliquent lorsqu'un chèque que vous avez déposé est refusé ; ils s'élèvent actuellement à 12 $ pour les comptes particuliers ; ces frais de retour ont été supprimés pour les comptes professionnels, mais des frais de 14 $ peuvent s'appliquer si vous demandez une nouvelle présentation.

Qu'est-ce qu'un rejet de paiement sur un chèque ?

Lorsque l'on parle de « rejet de paiement » à propos d'un chèque, cela désigne généralement l'une des deux situations suivantes : soit un rejet de paiement pour chèque sans provision (frais facturés par votre banque lorsque vous déposez un chèque sans provision), soit, plus rarement, un véritable rejet de paiement par le réseau de cartes, si le paiement a été effectué à l'aide d'une carte de débit associée plutôt que d'un chèque papier. Vérifiez la ligne correspondante sur votre relevé pour déterminer de quel cas il s'agit.

Un rejet de paiement lié à un retour de marchandise a-t-il une incidence sur mon compte marchand ou sur mon taux de rejet de paiement ?

Non, pas directement. Il s'agit de frais prélevés par la banque sur les dépôts de ses propres clients ; ils n'ont aucune incidence sur votre compte marchand, votre relation avec l'acquéreur ou votre taux de rétrofacturation. Le risque indirect réside dans le fait qu'un client désorienté puisse confondre les frais prélevés par sa propre banque avec une action de votre part et dépose une véritable réclamation auprès de son émetteur au lieu de vous contacter directement.

Que faire en cas de rejet de paiement lié à un retour de marchandise ?

Si un chèque que vous avez déposé est refusé, votre banque vous en informera généralement dans un délai d'un à deux jours ouvrés. Vous avez alors plusieurs options : contacter directement l'émetteur du chèque pour convenir d'un autre mode de paiement, demander une nouvelle présentation si votre banque propose ce service et si vous estimez que les fonds sont désormais disponibles, ou passer le montant en perte et tenter de le récupérer par d'autres moyens si le chèque s'avère frauduleux ou si le compte est clôturé.

Consignez cette tentative, quel qu'en soit le résultat. Si le chèque provenait d'un client et que la situation dégénère en litige lié à la carte bancaire, vos registres s'avéreront essentiels. 

Les frais auxquels vous devez vraiment prêter attention

Les rétrofacturations liées aux retours de marchandises constituent un léger désagrément opérationnel. Les rétrofacturations liées aux cartes de paiement représentent quant à elles un problème structurel en matière de chiffre d’affaires. La Réserve fédérale a traité 23 millions de chèques retournés sur environ 2,98 milliards encaissés en 2024, soit un taux de retour de 0,77 %, en hausse par rapport aux 0,62 % enregistrés en 2022. Ce taux mérite d’être surveillé si vous acceptez des chèques en grande quantité, mais il ne représente pas la même menace pour votre compte marchand que les litiges liés aux cartes de paiement.

Les rétrofacturations liées aux cartes entraînent des frais, des conséquences financières et le risque de perdre complètement la possibilité de traiter les paiements. Si c’est le problème que vous cherchez à résoudre, Chargeflow résout automatiquement les litiges, prévient les rétrofacturations grâce à des alertes en temps réel et identifie les clients récidivistes avant l’expédition de la commande suivante. Chaque rétrofacturation liée à un retour figurant sur votre relevé vous coûte des frais. Un taux de rétrofacturation non maîtrisé peut vous coûter votre contrat de traitement des paiements.

Ne laissez pas un client désorienté vous valoir un rejet de paiement dont vous devrez assumer les frais.

Chargeflow détecte les litiges avant même qu'ils ne soient officiellement déposés, associe automatiquement les alertes aux transactions et les résout avant qu'ils n'affectent votre taux. La mise en place prend moins de 24 heures, et vous ne payez que lorsqu'un rejet de débit est évité avec succès.

Commencez à prévenir les rétrofacturations grâce à Chargeflow.