Terugboekingen bij restaurants: het bewijs was er altijd al, maar niemand legde het voor

Een gast reserveert een tafel. Hij komt niet opdagen. Er wordt hem het afgesproken bedrag in rekening gebracht. Vervolgens betwist hij de afschrijving bij zijn bank.

Dat geschil komt terecht in een betalingsdashboard en blijft daar in afwachting. Het restaurant heeft zijn handen vol aan het runnen van het restaurant. De reactietermijn verstrijkt. De bank beslist dan bij verstek in het voordeel van de gast.

Het bewijs om dat geschil te winnen was al die tijd al aanwezig. Niemand heeft het verstuurd. In dit bericht wordt uitgelegd waarom restaurants deze geschillen verliezen, waar het doorslaggevende bewijs zich al bevindt en hoe Chargeflow deze leemte nu automatisch opvult voor restaurants die gebruikmaken van OpenTable Payment Services.

Wat zijn terugboekingen bij restaurants, en waarom lopen restaurants deze mis?

Restaurants lopen terugvorderingen voor no-shows en kosten mis omdat niemand het bewijsmateriaal vóór de deadline indient. Het bewijsmateriaal ontbreekt niet. De reactie ontbreekt.

Een terugvordering bij een restaurant houdt in dat een gast zijn bank vraagt om een afschrijving ongedaan te maken, meestal in verband met een no-show of annuleringskosten. De bank geeft de handelaar een beperkte termijn om met bewijs te reageren.

De meeste restaurants reageren nooit op tijd. Geschillen over no-show-kosten blijven onopgelost terwijl de dienst doorloopt en de tijd verstrijkt. Dat is een tekortkoming in de werkwijze, geen probleem met het bewijsmateriaal.

Het bewijs om te winnen zit al in het systeem van de exploitant

Restaurants beheren restaurants. Het afhandelen van geschillen behoort niet tot hun takenpakket, waardoor geschillen onbeantwoord vervallen.

Het doorslaggevende bewijs is al aanwezig in het systeem van de exploitant. De reservering. De annuleringsvoorwaarden waarmee de gast bij het reserveren akkoord is gegaan. Het betalingsoverzicht. De bestelgegevens.

Het knelpunt zit hem in de verwerking en indiening, niet in het bewijs. Goed beheer van terugvorderingen door restaurants houdt in dat iemand op basis van die gegevens een dossier opbouwt en dit op tijd indient. Dat is het onderdeel dat restaurants altijd ontbrak.

Hoe restaurants nu terugboekingen wegens no-shows kunnen tegengaan via de betalingsdiensten van OpenTable

Chargeflow is nu beschikbaar voor restaurants via de betaaldiensten van OpenTable.

Dit is hoe het werkt. Een gast komt niet opdagen, krijgt de kosten in rekening gebracht en dient vervolgens een bezwaar in bij zijn bank. Vroeger bleef zo’n bezwaar in het Stripe-dashboard staan totdat de reactietermijn stilletjes verstreek. Restaurants hebben het druk met het runnen van hun zaak. Nu pikt Chargeflow elk in aanmerking komend bezwaar op, stelt het bewijsmateriaal samen op basis van de boeking zelf (de reservering, de voorwaarden waarmee de gast akkoord is gegaan, de betaling) en dient dit op tijd in via Stripe.

Dus ja, restaurants kunnen terugvorderingen van no-show-kosten aanvechten, en ze kunnen die ook winnen. Het sterkste bewijs in een geschil over een no-show was altijd het reserveringsbewijs. Er moest alleen iemand zijn die dat indiende.

Wat het restaurant moet doen (niets)

Het restaurant wordt gerund door het restaurant. Dat is de hele taak.

Chargeflow regelt de rest: het signaleren van elk nieuw geschil, het verzamelen van het bewijsmateriaal en het indienen ervan via Stripe vóór de deadline. Stripe is het betalingsplatform en de partner die de reactie doorgeeft. Dit is automatisering van betalingsgeschillen in de horeca, zonder extra werk voor de exploitant.

Het model is toepasbaar op het gehele betalingssysteem van restaurants

No-shows zijn het begin, niet het einde. Hetzelfde model is van toepassing op het hele betalingssysteem in de horeca.

Als de gegevens in het systeem staan, is het geschil in alle fasen te winnen:

• Reserveringsplatforms: geschillen over no-show- en annuleringskosten, gebaseerd op de boeking en de overeengekomen voorwaarden.
• Online bestellingen en bezorging: geschillen bij betalingen zonder fysieke kaart en bij snelle-bedieningsrestaurants (QSR), op basis van het besteloverzicht.
• Leveranciers van kassasystemen voor restaurants: geschillen bij betalingen met fysieke kaart – hoe automatisering van chargebacks voor restaurantkassasystemen kan leiden tot teruggewonnen inkomsten.

Elke exploitant wiens systeem de boekings-, bestel- of polisgegevens bevat, kan deze omzetten in teruggewonnen inkomsten door middel van geautomatiseerde afhandeling van betalingsgeschillen met restaurants.

Het bewijs dat het schaalbaar is: Munson Restaurant Group

De Munson Restaurant Group exploiteert 37 franchisewinkels van de ketens Sonic en Buffalo Wild Wings in Pennsylvania, New Jersey, New York en Connecticut. Terugboekingen bij restaurantketens met meerdere vestigingen vormden een voortdurende belasting voor het team.

Chargeflow zorgde voor een geautomatiseerde aanlevering van gegevens vanuit alle winkels en bood de groep één dashboard voor de gehele portefeuille. De resultaten waren direct merkbaar.

"Het heeft een einde gemaakt aan de kopzorgen rond terugboekingen en ons het vertrouwen gegeven dat we met minimale inspanning gederfde inkomsten terugwinnen. De automatisering en het inzicht zijn ongeëvenaard," aldus Jack Litman, CEO van Munson Restaurant Group.

Voor platforms en restaurantketens: zet gegevens over geschillen om in teruggewonnen omzet

Platforms en systeemexploitanten kunnen een oplossing voor geschillen aanbieden zonder deze zelf te hoeven ontwikkelen. Chargeflow Connect kan worden geïntegreerd via co-branding, white label of API, waardoor betalingsgeschillen bij OpenTable en andere geschillen met restaurants een native dienst binnen uw product worden.

Restaurantketens kunnen sneller van start gaan. Plan een demo en zet uw bestaande reserverings- en bestelgegevens aan het werk.

Chargeflow biedt een garantie van een viervoudige ROI en een gemiddelde stijging van het succespercentage met 300%. U betaalt alleen als wij het geld terugkrijgen.

Veelgestelde vragen over terugboekingen bij restaurants

Hoe gaan restaurants om met terugboekingen vanwege no-shows?

‍Zereageren vóór de deadline bij de bank met bewijs uit de boeking, en Chargeflow regelt dit automatisch voor restaurants die gebruikmaken van OpenTable Payment Services.

Kunnen restaurants terugboekingen van no-show-kosten betwisten?

‍Ja, en ze kunnen die terugkrijgen, want de reservering, de overeengekomen annuleringsvoorwaarden en het betalingsoverzicht vormen sterk bewijs als ze op tijd worden ingediend.

Wat is het sterkste bewijs in een geschil over het niet verschijnen?

‍Hetreserveringsdossier zelf, aangezien daarin de reservering en de annuleringsvoorwaarden staan vermeld waarmee de gast op het moment van reserveren akkoord is gegaan.

Werkt Chargeflow samen met kassasystemen en reserveringssystemen voor restaurants?

‍Ja, Chargeflow haalt boekings-, bestel- en polisgegevens op uit de systemen die exploitanten al gebruiken en zet deze om in ingediende bewijsstukken, inclusief automatisering van terugboekingen voor kassasystemen in restaurants.